地方文獻分編工作外包的思考

作者:尹思思 長沙圖書館

目前,公共圖書館和高校圖書館都有書商團隊駐館,他們和采編部的老師一同進行新書的分編、加工工作。這不但縮減了新書到館后上架的時間,加快了新書與讀者見面的流通速度,也減少了編目人員的工作壓力。


與采編部每年采訪、編目數量龐大的新書相比,地方文獻每年征集、購買的數量少很多。我館部門會議中曾多次中提出,可否效仿采編部將編目這類“粗加工”的活外包出去,讓地方文獻工作者把精力集中到開展地方文獻的“精細活”上,如進行地方文獻的研究,征集更多、更全面的本地文獻資源,開展與本土文化相關的閱讀推廣活動等。


在圖書館文獻分編工作中,地方文獻的公開出版物或許可從國圖聯合編目中心直接套錄(我碰到過少部分是無下載數據的),參照采編部的外包模式可能沒多大的問題。但是,還有大批量的內部資料是不公開發行的,這類地方文獻的數據只能憑借編目人員自身過硬的專業素質來錄入系統(又稱“原編”)。


對我來說,也可能是對所有圖書文獻分編人員來說,這樣的工作一直是個“老、大、難”問題。經過在地方文獻分編工作上的幾年經驗的積累,我心里的“九九八十一難”障礙算是徹底克服了!根據工作中的實際情況,我整理、編寫出《長沙圖書館地方文獻編目、驗收細則》(以下簡稱為“細則”),算是有了“黑暗中的燈塔”,從而相對降低了外包方或輪崗到該工作崗位的同事對地方文獻分編的難度。


按照館藏規劃,我館地方文獻是按照特色主題和中圖分類法兩種形式進行的排架。因此,我在分編錄入時,按照“綜合年鑒”、“地方志”、“統計資料”、“年報”及“報告”等不同主題,分門別類地對老館地方文獻書目數據審校,將這些極具地方特色的館藏資源在分類號上進行一個合適的區分,增添606“主題詞”和690“分類號”字段,使本不在一起的圖書集中排架擺放,以便讀者的閱覽、查詢,也便于進行同主題圖書推薦工作。


現在的得心應手靠的是曾經的千錘百煉。那么,不熟悉我館地方文獻館藏體系的外包人員該如何應對這燙手的“山芋”呢?


正好有這么一個機會,讓我從實踐中獲得一些思考。


有707本需要原編書目數據的地方資料,幾乎無法從國圖聯合編目中心下載套錄,也未有其他館的數據可做參考。


我和書商組長兩個人按照“996”的模式——每天從早9:00做到晚9:00(12個小時),用了6個工作日將這批書分編完。


具有9年普通中文圖書編目經驗的書商組長說這是她從業以來難度系數最高的一次編目工作了。之前,書目數據全部下載的話,她一個人6天可完成將近1000本普通中文圖書的編目工作??傻胤轿墨I編目規則復雜、字段多、耗時長,她深感心力交瘁。她感嘆道,如若編目工作的內容全是地方文獻,任務無法在預計時間內完成,公司老板只怕要找她問話了。


而我自己每天加班4個小時,工作量超負荷,頭暈眼花、苦不堪言!


那么,這項任務是如何完成的呢?


我認為,任務能順利完成的重中之重的因素是“人”。


我代表的“圖書館方”是開展這項工作的主導者。書商編目組的組長嚴格按照《細則》的要求錄入數據,必備字段如實著錄、不能省略,尤其是304“題名與責任者項附注”、330“提要或文摘”這兩個可以反映長沙特色的字段。同時,這兩個字段也能很好反映分編人員的工作能力和業務水平。


在整個過程中,我需要逐條審校編目數據,發現問題及時糾錯,確保書目數據的準確與規范,盡量避免二次返工。


在這項工作中,編目組的組長代表的“外包團隊方”則是執行者。與我合作的這名編目員具備深厚的工作經驗,打字速度較快,責任心強。但分編長沙地方文獻數據僅有這些還是不夠的,編目者還需對長沙文化、歷史有較深的認識,并且熟知長沙人文館的館藏情況,這樣才能更好的詮釋書籍的內容,為讀者提供詳細的文獻信息。


而且,每個圖書館對地方文獻的著錄的要求不盡相同。更何況,我館地方文獻分編規則和普通中文圖書編目細則就有區別。


比如:《湖南省地圖名集》這本書,采編部的老師解釋200字段以題名頁的信息為準,只需錄入“▼f湖南省民政廳主編”即可。但按照《細則》應錄入:“▼f雷宜遜主編▼g湖南省民政廳編”。


因為,我有遇到作者讓我根據其本人名字在Interlib系統中檢索我們收藏的著作,想將缺藏的作品捐贈給圖書館。所以,我在著錄數據時,總會多一個心眼,這也為文獻的查全、查準提供幫助。


還有,每個人的理解能力不一樣,編出來的數據也會各不相同。因此,全面開展工作前,我們應該對外包人員進行系統的培訓、考核。實際上,為了在過年前結束這項工作,我們是邊翻閱《細則》,邊上崗實際操作。


于是,我和這名組長商量,決定分工協作。


她錄入除606、690字段的所有必備字段,并貼好條碼號。與此同時,我翻閱其他書籍,根據書的內容,只在書后寫上分類號。


然后將書相互交換。我補充606和690字段、審校、驗收數據,完成她那批書的分編工作。她根據我給出的分類號,著錄我那批書的數據,并貼上條碼號,再返還給我審校,完成我這批書的數據錄入工作。這幾個步驟相互穿插在編目過程中,保證我倆手上不停歇。


分編工作完成后,書商組長會讓其他人物理加工這批地方圖書,待她確認無誤后,再移交到我手上,進入長沙人文館上架。


這次實踐的結果讓我感到欣慰,我應該是趕上了“天時地利人和”吧!或許還有“水到渠成”的因素在里面。


首先,就如前文提到的“人”,強強聯手的組合,全程保持良好、有效的溝通,使兩個人合作的順利。我們都知道,編目外包從業者的流動性大,每位編目員的專業性也參差不齊。如若這次和我搭檔的不是這名資歷較深的組長,磕磕絆絆勢必會頻頻發生,年前也不見得能圓滿完成本次任務。


如果,在我接手這項工作前,沒有一點專業基礎,勢必會造成手忙腳亂、六神無主的局面。由此可見,地方文獻分編工作外包對雙方的編目人員要求都極高。


“無規矩不成方圓”。有《細則》做依據,把編目規則弄透徹了,做到心中有底,即使是原編數據也不至于迷?;虮焕@暈。


其次,這次任務是外包團隊在完成采編部額定工作量之后,還有點時間可以做這批地方文獻的數據。如若換成平常,這么難啃又不量大的“骨頭”,幾乎是找不到愿意接手的書商。新書數據可直接套錄,數量又多,追求更高經濟效益的話,書商選擇后者才能在社會上繼續立足。


綜上所述,普通中文圖書編目工作外包是圖書館業內討論、研究的領域之一,這項業務在發展中還有很多值得商榷的地方。地方文獻的分編工作外包沒那么簡單,可能還需要再三考量。


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